Responsable del Tratamiento y Contacto

Responsable: [Nombre de la Empresa] (en adelante, “la Plataforma”), con CIF [_________], domicilio en [dirección completa], es la entidad responsable del tratamiento de los datos personales que se recaban. 

Puede contactarse con la Plataforma a través del correo [email protegido] para cualquier consulta relativa a protección de datos. 

La Plataforma actúa en cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales, incluido el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).

Datos Personales Recabados

Al utilizar nuestros servicios de resolución de conflictos en línea, se solicitarán y tratarán únicamente los datos necesarios (principio de minimización) para el proceso. En particular, el usuario proporcionará:

• Datos identificativos: Nombre y apellidos, dirección postal completa, teléfono de contacto y correo electrónico.
  
• Datos fiscales/legales: Número de identificación (NIF o NIE para personas físicas, o CIF si actúa en representación de una persona jurídica) según proceda.
  
• Datos sobre el conflicto: Una descripción detallada del conflicto aportada por el usuario, que puede incluir datos personales propios o de terceros, así como otra información sensible relativa a su intimidad y privacidad (p. ej., hechos ocurridos, relaciones entre partes, etc.). Se recomienda no incluir más datos personales de terceros que los estrictamente necesarios para la resolución del conflicto, y en caso de hacerlo, deberá contar con su autorización.
  
• Verificación de identidad: Datos necesarios para la identificación y firma electrónica del usuario. Esto puede incluir la firma electrónica y/o datos del documento de identidad (p. ej., número de DNI/NIE, copia del documento) o información del poder de representación, en su caso, con el fin de comprobar la identidad del usuario o sus facultades de representación.
  

No se recaban categorías especiales de datos personales (como datos de salud, ideología, etc.) salvo que el propio interesado los incluya voluntariamente en el relato del conflicto. En cualquier momento, el usuario deberá garantizar que los datos proporcionados son veraces, exactos y actualizados, comprometiéndose a comunicar cualquier corrección o cambio. En caso de aportar datos personales de terceros (por ejemplo, datos de la otra parte del conflicto u otros involucrados), el usuario manifiesta que cuenta con la legitimidad y, de ser necesario, el consentimiento expreso de dichos terceros para facilitarlos, eximiendo a la Plataforma de cualquier responsabilidad al respecto.

Finalidad del Tratamiento

Los datos personales recopilados se tratarán únicamente con las siguientes finalidades:

1. Prestación del servicio de resolución de conflictos: Gestionar el registro del usuario en la Plataforma, verificar su identidad y la de, en su caso, la parte a la que representa, y permitirle describir y someter su caso o conflicto al sistema. Esto incluye la comunicación con el usuario durante el proceso (por correo electrónico u otros medios) para recabar información adicional si fuera necesario, informar del estado del procedimiento o solicitar su aceptación de la resolución propuesta.
   
2. Análisis y resolución mediante IA: La Plataforma emplea un sistema de inteligencia artificial para analizar la información aportada por las partes y proponer una solución al conflicto. Esto implica que se tomará una decisión automatizada basada en los datos proporcionados (sin intervención humana directa en la decisión final). El algoritmo procesará los datos del conflicto según criterios jurídicos y lógicos predefinidos para sugerir un acuerdo equilibrado. Se informa al usuario de que, conforme al artículo 22 del RGPD, tiene derecho a “no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado […] que produzca efectos jurídicos en él o le afecte significativamente de modo similar”. En este caso, la utilización de una solución automatizada será parte esencial del servicio ofrecido, y solo se aplicará con el consentimiento explícito del usuario, tal como se detalla más adelante. La lógica básica del sistema de IA consiste en evaluar los datos del caso (hechos, pretensiones, antecedentes aportados) y ofrecer un acuerdo propuesto; el efecto de este tratamiento automatizado es la obtención de una propuesta de resolución con posibles efectos jurídicos vinculantes una vez que las partes la acepten.
   
3. Formalización de un acuerdo y cierre del conflicto: Si el usuario (y la otra parte involucrada, en su caso) aceptan la propuesta de la IA, dicho acuerdo se formalizará electrónicamente a través de la Plataforma. Los datos personales se utilizarán para generar los documentos necesarios (por ejemplo, un acuerdo escrito) y recabar la firma electrónica de las partes, dando por resuelto el conflicto de manera vinculante. La Plataforma almacenará el acuerdo alcanzado y los datos del procedimiento como constancia de la resolución.
   
4. Cumplimiento de obligaciones legales y de calidad: Gestionar las obligaciones legales derivadas del servicio, por ejemplo, conservación de cierta información durante los plazos establecidos por leyes aplicables (p. ej., normativa fiscal, de consumo o de resolución alternativa de disputas), así como atender posibles reclamaciones posteriores. Igualmente, los datos podrían utilizarse de forma anonimizada para fines internos de mejora del servicio o de los algoritmos de IA, garantizando que en ese caso no sea posible identificar a los interesados.
   

Los datos personales no se tratarán ulteriormente de manera incompatible con las finalidades descritas. En particular, no se utilizarán para fines comerciales o publicitarios sin obtener un consentimiento adicional específico. Los fines aquí expuestos son legítimos y claramente determinados desde el momento de la recogida de los datos.

Base Jurídica del Tratamiento (Legitimación)

La base legal que permite a la Plataforma tratar los datos personales de los usuarios es doble:

• Ejecución del contrato o relación precontractual: Al inscribirse y utilizar la Plataforma, el usuario solicita un servicio de resolución de conflictos. El tratamiento de sus datos es necesario para la ejecución de este servicio (art. 6.1.b RGPD), es decir, para cumplir con el contrato o acuerdo de prestación de servicios entre el usuario y la Plataforma, incluyendo la identificación de las partes y el análisis del conflicto para ofrecer una resolución. Sin estos datos, la Plataforma no podría llevar a cabo el procedimiento ni brindar la solución propuesta, por lo que su suministro es obligatorio para este fin (los campos marcados como obligatorios en los formularios deben completarse, de lo contrario no será posible prestar el servicio).
  
• Consentimiento expreso del interesado: Dada la naturaleza específica del tratamiento (que incluye una decisión automatizada mediante IA con efectos en la resolución del conflicto), se requiere el consentimiento libre, específico, informado e inequívoco del usuario para proceder. El usuario otorga este consentimiento al leer y firmar electrónicamente el presente documento, manifestando de forma afirmativa su conformidad con el tratamiento de sus datos para las finalidades descritas. En particular, el usuario consiente de manera explícita en someterse a un proceso de resolución automatizada de la controversia. Esta forma de tratamiento está amparada en el artículo 22.2.c del RGPD, el cual permite excepcionar la prohibición de decisiones automatizadas cuando el interesado ha dado su consentimiento explícito. En consecuencia, el usuario renuncia voluntariamente a su derecho a no ser objeto de una decisión automatizada con efectos legales, dado que ha sido debidamente informado y ha prestado su autorización para este procedimiento excepcional. Este consentimiento es revocable en cualquier momento, si bien la revocación no afectará a la licitud del tratamiento ya realizado previamente ni a la validez de una resolución ya aceptada.
  

En caso de que el usuario retire su consentimiento antes de concluir el procedimiento, ello supondrá la imposibilidad de continuar con la resolución del conflicto a través de la Plataforma (al menos mediante la modalidad automatizada), pudiendo el usuario optar por vías alternativas de solución. La Plataforma informa de que, salvo consentimiento expreso del interesado o habilitación legal, nunca basará decisiones con efectos significativos únicamente en tratamientos automatizados.

Plazo de Conservación de los Datos

Los datos personales proporcionados serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades expuestas. En particular:

• Los datos relativos al conflicto y las partes se mantendrán mientras esté en trámite el procedimiento de resolución a través de la Plataforma.
  
• Una vez finalizado el proceso (por ejemplo, tras alcanzarse un acuerdo o cerrarse el caso por cualquier motivo), se archivarán los datos y el expediente resultante durante el plazo que sea necesario para cumplir con obligaciones legales aplicables y para la defensa o ejercicio de posibles reclamaciones. Este plazo de conservación posterior será, en general, el de prescripción de las acciones legales vinculadas al conflicto resuelto o a los servicios prestados. En términos concretos, los datos podrían conservarse de forma bloqueada durante los años exigidos por normativa (p. ej., hasta 5 años con carácter civil o el que corresponda según la naturaleza del asunto).
  
• Transcurridos esos plazos, los datos personales se suprimirán o anonimizarán de forma segura. Únicamente se mantendrá información adicional más allá de dicho término si una ley lo exige (por ejemplo, datos fiscales en facturación) o si el usuario hubiese otorgado consentimiento para un almacenamiento prolongado.
  

De forma resumida, los datos se conservarán mientras exista una relación contractual activa (procedimiento abierto) o responsabilidades legales derivadas, y serán eliminados cuando dejen de ser necesarios para dichos fines.

Destinatarios de los Datos y Transferencias

En general, los datos personales del usuario no serán comunicados a terceros ajenos a la Plataforma. No se cederán datos a otras entidades para sus propios usos, salvo obligación legal (por ejemplo, requerimientos de autoridades judiciales o administrativas en el marco de la ley). Tampoco se realizarán transferencias internacionales de datos: el tratamiento se efectúa dentro del Espacio Económico Europeo, utilizando preferentemente servidores y servicios ubicados en España o en la Unión Europea.

Para el adecuado funcionamiento de la Plataforma y la prestación del servicio, podría ser necesario utilizar servicios de terceros encargados del tratamiento (proveedores tecnológicos). Por ejemplo, la Plataforma puede emplear servicios externos de almacenamiento seguro de datos, servicios en la nube ubicados en la UE, o herramientas de inteligencia artificial integradas. En todos esos casos, dichos proveedores actúan en nombre y por cuenta de [Nombre de la Empresa], siguiendo sus instrucciones y sujetos a contratos de confidencialidad y de encargo de tratamiento conforme al artículo 28 RGPD. La Plataforma garantiza que estos encargados ofrecen garantías suficientes en materia de protección de datos y se han comprometido contractualmente al cumplimiento de la normativa aplicable. En ningún caso estos proveedores utilizarán los datos del usuario para finalidades propias no autorizadas.

Cabe destacar que, tratándose de un procedimiento de resolución de controversias, es intrínsecamente necesario compartir cierta información del conflicto con la otra parte involucrada. Por ejemplo, la descripción del caso y los documentos o datos aportados por cada parte pueden ser accesibles a la contraparte a través de la Plataforma, ya que sin este intercambio no sería posible alcanzar un acuerdo. Dicho intercambio de información entre las partes forma parte de la finalidad legítima del servicio (resolver el conflicto entre ellas) y se realiza bajo las debidas medidas de confidencialidad. Ambas partes quedan obligadas, asimismo, a mantener la reserva y usar los datos recibidos únicamente para los fines de la resolución del conflicto.

Fuera de la situación anterior, no se comunicarán datos personales a terceros distintos de las partes implicadas o de los encargados mencionados, excepto cuando una normativa vigente lo exija (p. ej., comunicación a autoridades). En caso de requerirse una cesión de datos no contemplada en esta política, se solicitará el consentimiento previo y expreso del usuario.

Medidas de Seguridad

La Plataforma aplica rigurosas medidas técnicas y organizativas de seguridad para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, alteración, pérdida o destrucción. Estas medidas incluyen, entre otras, cifrado de comunicaciones, sistemas de control de acceso, almacenamientos seguros y copias de respaldo. [Nombre de la Empresa] garantiza la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos personales, de acuerdo con lo dispuesto en el RGPD. Asimismo, nuestro personal y colaboradores están sujetos a deberes de confidencialidad profesional. La Plataforma revisa periódicamente sus protocolos de seguridad para adaptarlos a posibles nuevos riesgos o avances tecnológicos, procurando mantener un nivel de protección adecuado.

Derechos del Usuario (Protección de Datos)

El usuario, en calidad de interesado, ostenta una serie de derechos en relación con sus datos personales, que podrá ejercer en cualquier momento. En particular, tiene derecho a:

• Acceso: Confirmar si la Plataforma está tratando o no sus datos personales y, en tal caso, obtener una copia de dichos datos y la información relacionada con su tratamiento (finalidades, categorías de datos, destinatarios, plazos de conservación, etc.).
  
• Rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos que le conciernan. El usuario podrá actualizar sus datos básicos directamente en su perfil en la Plataforma o pidiendo la modificación a la empresa.
  
• Supresión: Pedir la eliminación de sus datos cuando, entre otros motivos, ya no sean necesarios para los fines para los que se recogieron. Este es el llamado “derecho al olvido”, aplicable con los límites establecidos en la normativa (por ejemplo, no procederá suprimir datos que debamos conservar por obligación legal vigente).
  
• Limitación del tratamiento: Obtener la limitación (suspensión temporal) del tratamiento de sus datos en determinados supuestos previstos por el RGPD –por ejemplo, si impugna la exactitud de los datos, mientras se verifica dicha exactitud, o si el tratamiento es ilícito y prefiere la limitación a la supresión–. Mientras esté limitada la处理, la Plataforma solo conservará los datos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones u obligaciones legales.
  
• Portabilidad: Recibir los datos personales que ha proporcionado en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y/o transmitirlos a otro responsable del tratamiento que el usuario designe, cuando sea técnicamente posible. Este derecho procede en casos de tratamiento automatizado basados en el consentimiento del usuario o en un contrato, y permite al interesado mayor control sobre sus propios datos.
  
• Oposición: Oponerse, por motivos relacionados con su situación particular, a que sus datos sean objeto de un tratamiento basado en intereses públicos o legítimos de la Plataforma. Dado que en este caso el tratamiento se fundamenta principalmente en el consentimiento o en la necesidad contractual, el derecho de oposición no aplicaría a esas finalidades (pues para dejar de tratar los datos bastaría con retirar el consentimiento o cancelar el servicio). No obstante, si en el futuro la Plataforma realizase tratamientos con fines distintos basados en interés legítimo (por ejemplo, análisis estadísticos no consentidos), el usuario podría oponerse a ellos.
  

Además, en cualquier momento el usuario puede retirar el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos, sin efectos retroactivos. La revocación del consentimiento no afectará a la legalidad del tratamiento efectuado previamente, pero supondrá –si así lo desea el usuario– la eliminación de su cuenta y datos de la Plataforma una vez atendida la solicitud (salvo los datos que deban conservarse por imperativo legal, los cuales quedarían bloqueados).

Ejercicio de derechos: Estos derechos podrán ejercerse de forma gratuita por el usuario o su representante legal. Para ello, deberá enviarse una solicitud escrita dirigida a [Nombre de la Empresa], ya sea por correo electrónico a: [correo protegido] o mediante correo postal dirigido a la dirección indicada en el apartado del Responsable. Se recomienda especificar claramente cuál es el derecho que se desea ejercer y adjuntar una copia de un documento acreditativo de identidad (por ejemplo, DNI) para verificar la identidad del solicitante. La Plataforma responderá a las solicitudes en los plazos establecidos por la normativa (en general, dentro de 1 mes, prorrogable a 2 meses en casos complejos, informando al usuario de la prórroga si fuese necesario).En caso de que el usuario considere que sus derechos en materia de protección de datos no han sido atendidos adecuadamente, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), la autoridad de control competente en España (www.aepd.es):contentReference[oaicite:16]{index=16}. No obstante, invitamos al usuario a que, previamente, nos contacte directamente para intentar resolver cualquier cuestión de forma amistosa y rápida.